１、クラウド会計とは何か: 概要と特徴 クラウド会計とは、インターネットを通じて会計処理を行うシステムのことを指します。物理的な場所や時間に縛られずに会計業務を行うことができ、データはクラウド上に保存されます。そのため、データの保管や管理が容易であり、一元的にデータを管理できることから、リアルタイムの財務情報の取得や分析が可能です。また、外部の専門家とデータを共有しやすいことも特徴の一つです。
２，調剤薬局におけるクラウド会計の利点 ・電子帳簿保存法とクラウド会計 電子帳簿保存法により、領収書などもデジタル化することが可能となりました。調剤薬局では、様々な業者からの領収書や請求書を一括して管理することが求められますが、クラウド会計を活用すれば、これらのデータをデジタル化して一元的に管理することが可能です。これにより、調剤薬局の経理業務の効率化が実現します。
・決算・電子申告の容易化 クラウド会計ソフトを活用することで、決算や電子申告も簡単に行うことができます。調剤薬局でも、一定の売上があるため、税務申告は必須の業務となります。その際、クラウド会計を活用すれば、必要なデータを自動的に集計し、申告書類を作成することが可能となります。
・人件費削減の可能性 クラウド会計を導入することで、経理業務の自動化や省力化が進み、経理担当者の雇用を必要としないケースもあります。また、経理担当者が在宅勤務を行うことも可能になり、人件費の削減につながる可能性があります。
３，さまざまな業務システムとの連携 ・給与計算システムとの連携 クラウド会計ソフトは、給与計算システムとの連携が可能です。これにより、調剤薬局でも、給与計算の結果を自動的に会計システムに取り込むことができます。これにより、給与計算と会計処理を一貫して行うことが可能となり、業務の効率化を実現します。
・銀行の通帳やクレジットカード、POSレジとの連携 また、クラウド会計ソフトは、銀行の通帳、クレジットカードの取引、POSレジのデータとも連携が可能です。これにより、調剤薬局の現金売上やカード売上を自動的に取り込み、記帳することが可能となります。また、自動で銀行振込を確認し、請求書と照らし合わせて自動で消し込み処理を行うことも可能です。これにより、販売管理と会計処理を一貫して行うことが可能となり、業務の効率化を実現します。
・将来の連携可能性 現在では在庫管理やレセプト作成業務などのシステムとの直接的な連携はまだ一般的ではありませんが、クラウド会計ソフトの発展とともに、こうした連携の可能性も広がると期待されています。その一方で、すでに各種業務システムからエクスポートされたデータをクラウド会計ソフトで取り込むことは可能なため、多少手間はかかりますがデータ連携を行うこと自体は可能です。将来的には、更に便利な形での連携が可能となることでしょう。
4，クラウド会計ソフト導入のサポート クラウド会計ソフトを導入する際は、一部の基本設定は初めから完了していますが、初期の段階で専門家のアドバイスを受けることも一つの選択肢です。調剤薬局における会計に特化した知識を持つ専門家は、あなたのビジネスに最適な設定のアドバイスを提供します。これにより、自動化された会計ソフトウェアでも、設定の確認や適切な使用についての自信が得られます。
新たにクラウド会計ソフトを導入する際や他のソフトからの移行時には、過去の会計処理に適合するように勘定科目を設定する必要があります。このような場合にも、専門家のアドバイスが役立ちます。
５，データ共有によるチェックとサポート クラウド会計ソフトは、大半の会計処理を自動化することが可能です。しかし、AIによる自動化された会計処理でも、資産計上すべきものが費用計上されたり、手入力した取引の勘定科目や借方・貸方、金額に誤りが生じる可能性があります。
このような場合でも、専門家に定期的なサポートを依頼することで、発生する会計エラーのチェックや修正を受けることが可能です。クラウド上でデータを共有するため、タイムリーに情報のやり取りが可能です。
６，地理的制約を超えた効率的な連携 クラウド会計ソフトは、遠隔地にいる専門家ともデータを共有し、会議を行うことができます。これにより、遠方の専門家とデータを見ながらSkype、Google Meet、Zoomなどを利用してやり取りすることが可能となります。特に新型コロナウイルスの影響で行動が制限されている中でも、安心してサポートを受けることができます。